distribuição de leads
Distribuição de leads: como repartir entre a equipe
Por Jefferson Monteiro, desenvolvedor e engenheiro de software · Atualizado em · 8 min de leitura
Resposta curta
Distribuição de leads é a regra que decide quem da equipe fica com cada contato novo, na hora em que ele chega. Os jeitos mais comuns são o rodízio, um de cada vez; a carga, para quem tem menos; e a regra, pela origem, pelo funil ou pelo valor. Meça o lead sem dono e o cliente esperando resposta.
Chegam vinte leads numa segunda-feira. O vendedor mais rápido pega os bons, os outros ficam com o resto, e três ninguém pega, porque cada um achou que o colega tinha pegado. Na sexta, o gerente descobre os três na planilha, frios.
Distribuição de leads é a regra que evita isso. Este texto mostra os jeitos de repartir, quando cada um serve, o que medir e como fica quando o lead chega pelo WhatsApp, pelo formulário do site ou por outro sistema. Uma declaração: quem escreve vende a Vetora, e no fim mostra como ela distribui — e o que ela não faz.
O que é distribuição de leads?
Lead é o contato que demonstrou interesse e ainda não comprou. Distribuir é decidir quem da equipe fica responsável por ele: quem responde, quem faz o retorno, quem responde pela venda no fim do mês.
A decisão precisa acontecer na hora em que o lead chega, e não na reunião de segunda. Lead que espera esfria. E lead sem dono é pior que lead mal distribuído: ninguém responde por ele.
Quais são os jeitos de distribuir leads?
| Jeito | Como funciona | Serve quando | Cuidado |
|---|---|---|---|
| Rodízio | Um para cada, na ordem, e volta ao primeiro | A equipe vende a mesma coisa | Ignora quem está com a mão cheia |
| Por carga | Vai para quem tem menos negócios abertos | O volume varia muito entre pessoas | Premia quem não fecha nem perde |
| Por regra | Origem, funil ou valor decidem o grupo | Há produtos ou equipes diferentes | Regras que se sobrepõem confundem |
| Manual | O gestor olha e escolhe | Poucos leads, e de valor alto | Para quando o gestor sai de férias |
| Fila livre | Quem pegar primeiro fica | Atendimento de balcão, rápido | O mais rápido escolhe os melhores |
O rodízio é o ponto de partida de quase todo mundo, porque é justo e fácil de explicar. A carga corrige o rodízio quando alguém acumula: mas um vendedor que deixa negócio parado sem dar como perdido parece sempre "cheio", e recebe menos. A regra entra quando o lead de um produto não deve cair com quem vende outro.
Rodízio, carga ou regra: qual escolher?
- Separe primeiro por processo. Lead de aluguel e lead de venda de imóvel seguem caminhos diferentes: cada um no seu funil, cada funil com o seu grupo de pessoas.
- Dentro de cada grupo, comece pelo rodízio. Ele é o que a equipe aceita sem discussão.
- Use a regra de valor para o que pesa, quando o valor chega junto com o lead. Negócio acima de um valor vai para quem fecha os grandes.
- Deixe o manual para a exceção: o cliente que pediu uma pessoa pelo nome, a indicação de um parceiro.
- Escreva o motivo de cada atribuição. "Por que esse lead foi para ela?" é a pergunta que mais gera briga numa equipe de vendas.
Funil é processo, e não pessoa: se cada vendedor precisa ver só a própria carteira, isso é filtro. Como montar as etapas está em funil de vendas.
O que medir na distribuição de leads?
- Lead sem dono. O número certo é zero. Todo dia que ele passa de zero é um cliente que ninguém vai procurar.
- Tempo até a primeira resposta. Quanto o lead esperou entre chegar e ouvir alguém da empresa.
- Cliente esperando. O cliente respondeu e ninguém voltou. É o sinal mais forte de venda perdida, e o mais fácil de não ver.
- Carteira por pessoa. Quantos negócios abertos cada um tem. Se um tem o triplo do outro, a distribuição ou o acompanhamento está torto.
- Retorno feito. O lead que não respondeu recebeu o segundo contato? A sequência está em follow-up no WhatsApp.
Na Vetora, o cartão do negócio mostra há quanto tempo o cliente está esperando resposta, e o "Meu dia" de cada pessoa traz a lista dela em ordem, com o motivo ao lado: "O cliente respondeu e ninguém voltou" vem antes de tudo. O "Meu dia" mostra só os negócios da pessoa — por isso o lead sem dono não aparece no dia de ninguém. O gestor o encontra no funil, com o filtro "Responsável" em "Sem responsável".
Como funciona quando o lead chega pelo WhatsApp, pelo formulário ou pela API?
Cada porta de entrada pede um cuidado diferente. A tabela mostra o caminho na Vetora; a lógica vale para qualquer CRM.
| Por onde chega | Quem fica com o negócio, na Vetora |
|---|---|
| Formulário ou widget do site | O responsável escolhido no formulário; em branco, a automação de distribuição decide |
| API, de outro sistema | O responsável que o sistema mandar; sem ele, a automação de distribuição decide |
| Link de agendamento | A pessoa dona do link, que é a da agenda |
| Criado à mão no funil | Quem criou fica com ele |
| Sem negócio aberto do contato, a mensagem abre só uma conversa: fica com quem responder, ou a IA atende | |
| Importação de planilha | Não distribui: base antiga não é lead novo |
O WhatsApp é o caso que mais confunde. Lá, a Vetora reparte pela fila: a conversa nova entra na caixa da equipe, quem responde pelo CRM fica com ela, e o negócio que essa pessoa cria no funil nasce dela. Com IA no número, a IA atende primeiro e passa a conversa adiante. Como a equipe divide a caixa de entrada está em multiatendimento no WhatsApp.
Na API, o campo do responsável é opcional. O formato está no guia de integração; dentro do sistema, o mesmo guia mostra o id de cada pessoa da equipe. O que mais dá para ligar está em CRM com API e webhook.
Como montar o rodízio na Vetora
Na Vetora, a distribuição é uma ação da automação, e não uma tela à parte. Assim ela ganha o que toda automação tem: condição, horário comercial e registro do que fez. O passo a passo:
- Em Ajustes → Automações, crie uma automação com o gatilho "Quando um negócio é criado".
- Em "Só neste funil", escolha o funil, ou deixe em branco para valer em todos.
- Em "Só se", ponha "Responsável está vazio". Assim a automação não troca o dono que o formulário ou a API já escolheram.
- Na ação, escolha "Distribuir entre a equipe", marque as pessoas e o critério: "Um de cada vez, na ordem" é o rodízio; "Quem tem menos negócios abertos" é a carga.
- Salve. Cada negócio distribuído ganha, na linha do tempo, a anotação de quem ficou com ele e por quê — no critério da carga, com quantos negócios abertos a pessoa tinha.
A regra se monta com mais de uma automação. Uma por funil, cada uma com o seu grupo, resolve a maioria dos casos. Dentro do funil, a condição "Origem do lead" separa o que veio de um formulário do que veio da API. O valor não serve aqui: o lead do formulário e o da API chegam sem ele. As condições só se somam com "E", então desenhe as automações para que um negócio case com uma só.
- Quem é desativado na equipe sai do rodízio sozinho: a automação pula quem não está ativo.
- Se o administrador limitou quais funis cada pessoa vê, ponha no rodízio só quem vê o funil da automação.
- Para repartir a carteira de quem saiu de férias, selecione os negócios na lista do funil, até 200 por vez, e use "Redistribuir".
- O operador não vê negócio sem responsável: só o administrador e o gestor que não lidera um time o veem. Por isso a condição "Responsável está vazio" é a que mais importa.
Tudo isso vem no código da Vetora, que custa R$ 557, pago uma vez, sem mensalidade à Vetora. Os dois planos estão na página de preço.
O que a Vetora não faz
- Não distribui por região, ramo ou campo personalizado. A condição lê os campos do negócio: título, valor, origem, etapa, funil, responsável e situação.
- Não reparte conversas do WhatsApp: elas ficam na fila até alguém pegar. O rodízio reparte negócios.
- Não respeita a escala de cada vendedor. O rodízio pula só quem está desativado, e não quem está de folga hoje.
- Não calcula o tempo médio de primeira resposta. Ela mostra, em cada cartão, há quanto tempo o cliente espera.
Perguntas frequentes
O que é distribuição de leads?
É a regra que decide quem da equipe fica responsável por cada contato novo, na hora em que ele chega. Sem ela, o mais rápido pega os melhores leads e alguns ficam sem dono, porque cada um acha que o colega pegou.
O que é distribuição de leads por rodízio?
É entregar um lead para cada pessoa, na ordem, voltando ao primeiro depois do último. É o jeito mais usado porque é justo e fácil de explicar. Na Vetora, o rodízio é uma ação da automação e pula quem foi desativado na equipe.
Qual a diferença entre rodízio e distribuição por carga?
O rodízio ignora quantos negócios cada um já tem; a carga manda o lead para quem tem menos negócios abertos. A carga corrige quem acumula, mas premia quem deixa negócio parado sem encerrar, porque ele parece sempre cheio. Na Vetora, os dois são critérios da mesma ação da automação.
Como distribuir os leads que chegam pelo WhatsApp?
Pela conversa: ela entra numa caixa da equipe, e quem responde fica com ela. Na Vetora é assim, e o negócio que essa pessoa cria no funil nasce dela; o rodízio automático vale para o que chega pelo formulário, pelo widget e pela API. Com IA, ela atende primeiro e passa para uma pessoa.
Como saber se a distribuição está funcionando?
Olhe três números: leads sem dono, que devem ser zero; clientes que responderam e ficaram sem retorno; e a carteira de cada pessoa. Se um vendedor tem o triplo de negócios abertos do outro, algo está torto.