Como migrar do Kommo sem perder seus leads

O Kommo é um bom CRM para quem vende pelo WhatsApp. Se você pensa em sair dele, provavelmente não é por defeito. É a conta por usuário, que a página de preços mostra em dólar, ou a vontade de ter um sistema com a sua marca. O medo que segura a troca é sempre o mesmo: perder os leads que levaram anos para juntar.

Este guia mostra como fazer a mudança sem perder o que importa: o que o Kommo deixa exportar, o que fica para trás, como montar o funil do outro lado e a ordem certa para importar. Os exemplos usam a Vetora, mas a lógica vale para qualquer CRM de destino.

Antes de começar: olhe a data de renovação

O primeiro passo não é exportar. É abrir o contrato. Segundo a página de preços do Kommo, a assinatura mínima é de 6 meses, e não há pagamento mensal. Você pode cancelar a qualquer momento, mas o cancelamento só vale no fim do ciclo já pago. Até lá, o acesso continua.

A política de reembolso do Kommo diz que os valores pagos não são devolvidos, salvo casos especiais, avaliados um a um. E os termos de uso dizem que a assinatura com pagamento recorrente se renova sozinha, a menos que você cancele antes da data de renovação.

Isso define o calendário. Descubra a data da próxima renovação e conte para trás: o CRM novo precisa estar no ar, com a base dentro e conferida, antes dela. E não deixe a exportação para o último dia. A central de ajuda do Kommo põe plano ativo e permissão para exportar entre os requisitos, e o administrador pode restringir quem exporta.

Fonte: página de preços, política de reembolso, termos de uso e central de ajuda do Kommo, consultados em 01/11/2026; podem mudar.

O que o Kommo deixa exportar

O Kommo exporta quatro coisas, cada uma do seu lugar e em formatos diferentes.

O arquivo de leads é o mais rico. Segundo a central de ajuda, ele traz nome do lead, empresa, contato principal, responsável, etapa, valor, tags, tarefas, campos personalizados, notas e datas. Dá para exportar tudo ou só o resultado de um filtro.

Duas regras práticas. Escolha sempre CSV, a planilha em texto simples que todo CRM lê — e o único formato que o importador da Vetora aceita. E saiba que o Kommo exporta no máximo 500 leads por arquivo: acima disso, ele divide em vários arquivos sozinho. Uma base de 3.000 leads vira seis arquivos.

O que fica para trás

Migrar bem é saber, antes, o que não vem. Nenhum destes itens impede a troca, mas cada um pede uma decisão.

• As conversas do chat. A página de exportação do Kommo fala em leads, contatos, empresas e tarefas, não em conversas. E a Vetora não importa conversas antigas: ela recebe as mensagens a partir da conexão do número. Se uma conversa guarda um acordo ou um orçamento, copie o essencial para uma nota do lead antes de exportar. As notas saem no arquivo.
• As tarefas, como tarefas. O Kommo exporta tarefas para a agenda (iCal, Outlook ou Google Agenda), e o importador da Vetora não traz tarefas. Recrie as que estão abertas; costumam ser poucas.
• A linha do tempo de cada lead: quem mudou de etapa, quando, quem ligou. O histórico de atividades não migra.
• As automações e os robôs. São regras do Kommo, e precisam ser montadas de novo do outro lado.
• Os campos personalizados sem destino no importador, como origem do lead ou data de aniversário. Mais sobre isso abaixo.

Antes de cancelar, guarde todos os arquivos exportados numa pasta. Eles são o seu histórico, e não custam nada para manter.

Mapear funis, etapas, equipe e campos

O importador da Vetora já reconhece as colunas do arquivo do Kommo em português. A tabela mostra o caminho de cada uma.

A etapa casa pelo nome, no funil que você escolhe na hora de importar. Acento e maiúscula não contam: "Em negociação" e "em negociacao" são a mesma etapa. Se o nome não existir no funil, o negócio entra na primeira etapa aberta, e o relatório avisa. Por isso, monte antes um funil na Vetora com as mesmas etapas e os mesmos nomes. Um funil para cada funil do Kommo, porque cada importação vai para um funil só.

O responsável casa pelo nome ou pelo e-mail de quem já é usuário na Vetora. Convide a equipe antes, com o nome que cada pessoa usa no Kommo. Se o importador não achar a pessoa, o contato novo fica com quem importou, e o aviso diz isso linha por linha.

A empresa entra no próprio contato: a Vetora não tem um cadastro de empresas à parte. Campo personalizado fora da tabela não tem destino automático. Na prévia, qualquer coluna pode ir para um campo ainda livre — Observações, por exemplo, aceita texto. O resto você preenche depois pela tela, num campo criado em Ajustes → Campos, ou deixa guardado na planilha.

Importar, passo a passo

Com o funil montado e a equipe convidada, a importação é a parte rápida. A ordem abaixo evita retrabalho.

1. 1No Kommo, exporte a lista de contatos em CSV. É ela que traz quem nunca virou lead.
2. 2Exporte os leads de cada funil em CSV, um funil por vez. Para o funil nascer limpo, deixe só os leads em aberto — pelo filtro, antes de exportar, ou apagando da planilha as linhas fechadas — e guarde a exportação completa como histórico.
3. 3Na Vetora, abra Ajustes → Importar e escolha "Kommo (amoCRM)" como origem. A tela mostra onde clicar no Kommo para gerar o arquivo.
4. 4Envie o arquivo de contatos sem marcar a caixa de negócios. Confira a prévia: quantos contatos entram, quantas linhas repetidas viraram um só e quais foram recusadas, com o número da linha e o motivo. Nada é gravado antes de você clicar em Importar.
5. 5Envie cada arquivo de leads com a caixa "Criar também um negócio no funil para cada contato" marcada, e escolha o funil certo. A linha que repete um contato já importado não cria um segundo cadastro: ela atualiza o que existe, sem apagar o que a planilha não traz.
6. 6Leia o relatório do fim. Ele lista o que entrou com aviso: etapa que não existia, responsável que não foi achado, valor que não era número.
7. 7Abra dez clientes que você conhece de cor e compare com o Kommo. Se faltar alguém, importe de novo: o mesmo arquivo não cria contato nem negócio repetido.

Duas regras do importador evitam linha perdida. Cada linha precisa de um nome e de um telefone ou e-mail; sem isso, ela é recusada e aparece na lista, em vez de sumir. E cada arquivo vai até 2.000 linhas e 8 MB. Os arquivos de 500 leads cabem folgados; uma lista de contatos maior vai em partes.

Checklist da virada

A base dentro não é a troca inteira. Antes de desligar o Kommo, passe por esta lista.

• WhatsApp: conecte o número na Vetora, por QR Code ou pela API oficial da Meta. Marque o dia da troca e mude o número de um sistema para o outro de uma vez, para nenhuma mensagem cair no lugar errado. Se ele está na API oficial, pergunte antes ao provedor atual o que é preciso para levá-lo a outro sistema. A diferença entre os dois caminhos está em WhatsApp oficial ou QR Code.
• Automações: anote o que cada automação do Kommo faz — quando dispara e o que manda — e recrie em Ajustes → Automações. Os gatilhos cobrem negócio criado, mudança de etapa, negócio parado, ganho, perda, mensagem recebida e cobrança. Antes, vale ler o que automatizar e o que evitar.
• Equipe: uma hora de conversa basta. Funil em colunas, conversa na tela e tarefa com prazo é o dia a dia que todos já conhecem.
• Tarefas abertas: recrie as da semana, cada uma com o responsável certo.
• Paralelo: rode os dois sistemas por uma ou duas semanas. Tudo o que é novo entra na Vetora; o Kommo fica só para consulta.
• Cancelamento: com a base conferida, cancele o Kommo antes da data de renovação. O acesso segue até o fim do ciclo pago.

Quanto tempo leva

Para uma equipe pequena e organizada, a conta costuma ser esta: menos de uma hora para exportar, uma tarde para montar funil, equipe e campos, alguns minutos por arquivo para importar e uma ou duas semanas em paralelo. O que mais atrasa não é o sistema. É descobrir no meio que cada funil do Kommo dava um nome diferente para a mesma etapa.

Se você não quer fazer nada disso, a implantação da Vetora faz por você: publica o sistema na sua conta, aplica a sua marca, conecta o WhatsApp e importa a base antiga, em até 20 dias, por R$ 1.800, pagos uma vez. A licença custa R$ 557, também paga uma vez, sem mensalidade, anuidade nem cobrança por usuário à Vetora. O servidor, o WhatsApp e a IA seguem mensais, pagos direto a cada fornecedor. A troca está resumida em Vem do Kommo ou do RD Station?.

Quando não vale a pena trocar

Seja honesto com o seu caso. Em três situações, ficar no Kommo é a escolha certa.

• A equipe atende Instagram, TikTok ou Messenger na mesma caixa. O próprio Kommo se apresenta como CRM para conversas de WhatsApp, TikTok e Instagram, e a Vetora atende só o WhatsApp.
• Faltam muitos meses para a renovação. O que já foi pago ao Kommo não volta: planeje a troca para o fim do ciclo, não para amanhã.
• Você quer assinar e nunca configurar. Um CRM próprio pede alguém que cuide do funil, dos campos e da conexão.

A lista completa está em para quem a Vetora não é. Se nenhum desses é o seu caso, vale comparar os dois modelos com calma em a alternativa ao RD Station e ao Kommo.